Se mai vi capitasse di frequentare il ritiro di dicembre di una squadra WorldTour, fra mezzi, corridori, staff e ogni genere di figura professionale, vi rimarrebbe addosso il senso di enormità. Quanto sono grandi queste squadre? Lo abbiamo chiesto a Luca Guercilena, general manager della Lidl-Trek. E quando si è trattato di indicare la persona più adatta per spiegarcelo, Luca non ha avuto dubbi e ha fatto il nome di Elke Weylandt. Così a lei ci siamo rivolti per saperne di più.

Elke è belga e basta leggerne il cognome per ricordarsi del fratello Wouter. La sua presenza nel team porta avanti la storia di quello sfortunato campione che perse la vita nel Giro del 2011, con il numero 108 che ne è diventato il simbolo. Le abbiamo chiesto di raccontarci il suo lavoro.

«Sono la responsabile di tutto ciò che non riguarda lo sport – spiega – quindi logistica, flotta, risorse umane, assicurazioni, budget, eccetera. Ovviamente, non faccio tutto da sola. Ho un ottimo team su cui posso contare e che fa il vero lavoro. Vedo il mio ruolo più come facilitatore. Voglio creare le migliori condizioni possibili affinché i nostri corridori e il nostro staff possano esprimersi al massimo livello. Ecco come vedo il mio ruolo nel team».

Di quante cose devi tenere conto?

Sulla scrivania ho un calendario cartaceo delle gare per vedere facilmente dove gareggiamo. Tutto il resto invece è nel computer. La mia agenda è tutta digitale e sincronizzata con il telefono, il computer e il mio iPad. Ho accesso a tutte le informazioni praticamente da qualsiasi dispositivo, però mi piace scrivere su carta.

Come mai?

Quando sono in riunione, scrivo sempre a mano. Ho il mio quaderno con la copertina nera, lo uso per prendere appunti e strutturare i miei pensieri. Prendere appunti mi aiuta a concentrarmi meglio, ma anche a prendere decisioni più intelligenti e veloci. Dopo tutti questi anni, ho un gran numero di questi quaderni neri.

Quanto è complessa l’organizzazione di una squadra così grande?

Fino a quando Lidl non è entrato come azionista di maggioranza, avevamo una struttura molto snella, con Luca (Guercilena, ndr) come general manager e Josu Larrazabal responsabile di tutto ciò che riguarda la parte sportiva. Poi avevamo un team di gestione, ovviamente con due responsabili tecnici che facevano da collegamento con gli sponsor e i diversi fornitori di materiale. C’è Bruno Savona, che si occupa di tutto ciò che riguarda le sponsorizzazioni. E ovviamente c’è anche il responsabile della comunicazione, che è Jacob Kennison. Questa era la nostra vecchia struttura.

Che cosa è cambiato?

Attualmente stiamo ampliando la struttura manageriale. Con Lidl che ha acquisito la maggioranza del team, abbiamo ricevuto molto supporto extra e molto personale in più. Anche il nostro team di gestione sta crescendo, ma il nuovo organigramma non è ancora stato completamente confermato.

Una sola persona può gestire tutte le aree o servono referenti per ogni settore?

C’è un gruppo ristretto che supervisiona il lavoro delle singole aree. Ogni dipartimento ha una figura di riferimento. Ad esempio, il team che si occupa dei viaggi è guidato da Barbara Van Maeldergem. Koen de Kort e Glenn Leven, entrambi direttori tecnici, sono il collegamento fra Trek, gli altri partner tecnici e il team. Ogni dipartimento ha un referente e questo è necessario affinché noi del team di gestione possiamo comunicare facilmente e velocemente con tutti.

Da quante persone è composta la Lidl-Trek?

Abbiamo 116 membri dello staff, ma abbiamo anche con noi fra 5 e 10 freelance a giornata che ci aiutano quando tutte le nostre risorse sono già impegnate in un ritiro o in una gara. Sul fronte dei corridori, abbiamo 30 uomini nella squadra maschile WorldTour, 19 donne nella squadra femminile e 15 uomini nel devo team.

Usate un’agenzia per i viaggi o prenotate direttamente dai siti delle compagnie?

Facciamo entrambe le cose. Il nostro team dei viaggi individua i voli e un’agenzia emette i biglietti, a meno che non prenotiamo su low cost come Ryanair, Vueling e le altre. In quel caso prenotiamo direttamente noi sui siti delle compagnie aeree. Quanto agli hotel, per le gare a tappe ce li forniscono gli organizzatori, quindi dobbiamo dire loro quante camere ci servono, quante singole e quante doppie e a volte ci danno un secondo hotel o anche di più. Nei Grandi Giri, ci sono parecchie serate in cui usiamo due hotel. Nelle corse di un giorno invece li prenotiamo noi e con grande anticipo.

Quanto tempo prima?

Visto che ogni anno facciamo più o meno lo stesso calendario, cerchiamo di tornare negli stessi hotel perché questo rende tutto molto più facile. Ad esempio, il nostro hotel per le Classiche nelle Fiandre lo abbiamo già prenotato a luglio o agosto. Qualche hotel lo prenotiamo nello stesso giorno in cui lo lasciamo. Ad esempio, quello che usiamo per la Parigi-Roubaix degli uomini viene prenotato con un anno di anticipo.

Invece con quanto anticipo iniziate a preparare il training camp di dicembre e quello di gennaio?

Ciò che rende tutto più facile è che andiamo nello stesso hotel da parecchi anni, quindi con loro abbiamo una collaborazione di lunga data. Questo aiuta molto, perché sanno esattamente di cosa abbiamo bisogno, mentre da parte nostra sappiamo che saremo in buone mani e che l’hotel farà tutto il necessario per aiutarci. Perciò, quando iniziamo a preparare la logistica, fatta la prenotazione dell’hotel e fornita loro la lista delle camere, c’è da pensare alla prenotazione dei voli e al resto.

Di quanto tempo parliamo?

Diciamo che iniziamo a organizzare un ritiro con 6-8 settimane di anticipo, perché ci sono molti fattori che devono incastrarsi. Fare il programma dei giorni è un puzzle e per quello iniziamo due o tre settimane prima. Vorremmo farlo anche prima, ma è difficile, perché ci sono ancora dettagli sconosciuti che vengono confermati solo pochi giorni o una settimana prima del nostro arrivo al ritiro.

In che modo gestite il parco biciclette?

I corridori hanno a casa una bici da allenamento, che devono mantenere in ottime condizioni, la squadra si occupa di quelle da gara. Quindi, in linea di principio, un corridore non deve mai viaggiare portando con sé la bici. Succede solo per casi eccezionali, perché di solito è la squadra che porta il necessario per la gara. Se poi quando sono a casa hanno un problema meccanico, quelli che abitano vicino al Service Course, possono rivolgersi a un nostro meccanico. Gli altri possono andare nell’officina Trek più vicina, che farà il lavoro per noi.

Ti occupi anche del marketing legato alla sponsorizzazione?

Non fa parte dei miei compiti. Ovviamente tutto ricade sotto il controllo di Luca (Guercilena, ndr), ma abbiamo un dipartimento marketing e sponsorizzazioni che fanno parte della nuova struttura che stiamo implementando con Lidl e che sarà attiva tra qualche settimana o mese.

Fornite voi telefoni e computer allo staff?

Il team fornisce telefoni cellulari e computer a chi ne ha bisogno per il proprio lavoro, ma non ai corridori. Solo pochi tra i dipendenti hanno davvero bisogno di questo supporto, ma tutti hanno un cellulare con un piano telefonico pagato dal team. Oggi la maggior parte dei cellulari è configurata per la doppia SIM e puoi configurare anche una ESIM, per cui cerchiamo di mantenere il nostro team il più verde e sostenibile possibile. Non compriamo subito computer o cellulari per chi ne ha bisogno. Come prima cosa chiediamo sempre se possono usare il loro telefono e se poi quello si guasta, lo sostituiremo.

Con quanto tempo di anticipo ordinate il vestiario?

Per l’abbigliamento casual ci muoviamo con grande anticipo. Ovviamente c’è da decidere quali capi ci servono e le taglie, ma li ordiniamo almeno sei mesi prima dell’inizio della stagione, se non prima. Per quanto riguarda l’abbigliamento da bici, ci piacerebbe avere gli stessi tempi, ma ci vuole sempre un po’ prima che tutte le parti possano mettersi d’accordo sul nuovo design del kit.

Una volta approvato?

Una volta che quello viene approvato sia dalle parti interne sia dall’UCI, iniziamo la produzione. Quindi in questo caso si procede all’ordine quasi a ridosso del ritiro di dicembre, perché tutti i nuovi corridori fanno il fitting nel ritiro di ottobre. Solo dopo possiamo iniziare a produrre i loro capi specifici, mentre. quelli standard sono già pronti.

Spetta a te verificare che le spese da sostenere rientrino nel budget?

Era una delle mie responsabilità, ma nella nuova struttura sarà nominato un CFO (chief financial officer, ndr) specifico per il team Lidl-Trek. Quindi in futuro la finanza sarà rimossa dalle mie funzioni. Fino ad ora abbiamo sempre tenuto conto delle spese che avremmo dovuto sostenere e il dipartimento di contabilità ha fatto un ottimo lavoro nell’impostare un budget, che doveva necessariamente essere un po’ più alto ogni anno per via dell’inflazione. Come si diceva oggi qui in Belgio, l’inflazione è al punto più basso da molto tempo, ma ci sono alcuni ambiti nella vita che sono diventati molto più costosi.

Di cosa parliamo?

Ad esempio, voli e biglietti aerei stanno diventando significativamente più cari. Di queste cose dobbiamo tenere conto. Aggiungiamo sempre più persone e dobbiamo considerare anche questi aspetti quando stabiliamo il budget, che comprende le spese, ma anche gli altri costi operativi necessari per gestire il team.

Fate spesso riunioni con tutti i reparti interni del team?

Abbiamo una riunione bisettimanale in cui sono presenti i membri del team di gestione e discutiamo argomenti generali su cui tutti devono essere informati. Poi ci incontriamo regolarmente con i diversi capi dei dipartimenti per assicurarci che siano aggiornati. Anche se siamo molto più grandi di qualche anno fa, abbiamo ancora queste linee di comunicazione molto brevi con tutti.

Con Lidl al comando la situazione è la stessa?

L’atmosfera non è cambiata. Siamo ancora una grande famiglia e ci conosciamo tutti da tanto tempo. Abbiamo un turnover molto basso, le persone restano con noi per molto tempo e questo aiuta. Il rapporto che abbiamo con tutte queste persone è eccezionale ed è profondo perché lavoriamo insieme da tanti anni. Sento che siamo ancora efficienti come qualche anno fa, quando eravamo molto più piccoli.

Siete più un’azienda o una squadra sportiva?

Di certo non è solo un’azienda, è una famiglia e anche una squadra sportiva. In nessuno dei lavori che ho fatto finora, ho mai avuto la sensazione di lottare per lo stesso obiettivo e per essere la squadra numero uno. E non parlo solo di prestazioni dei corridori, ma anche a livello di staff. Vogliamo che la Lidl-Trek abbia i migliori autisti del pullman, i migliori meccanici, i migliori chef, il miglior nutrizionista, il miglior team di viaggio e tutto il resto.

Hai parlato di famiglia…

Lavoriamo insieme da tanto tempo, la maggior parte di noi si conosce molto bene. Abbiamo viaggiato, lavorato insieme, vissuto momenti belli e anche meno belli e questa base ci aiuta a essere una delle migliori squadre al mondo e ci aiuterà a diventare la migliore. Quindi no, non è solo un’azienda: è un gruppo di persone che lavorano tutte per un obiettivo condiviso. Ed è fantastico da sentire.

Come gestite il materiale a fine stagione, quando arriva quello nuovo?

Quello che facciamo a fine anno è organizzare tutto il materiale per capire cosa useremo nuovamente. Gli oggetti che non useremo più, li vendiamo in un grande garage market. Organizziamo un giorno in cui apriamo una parte del Service Course a tutte le persone che vogliono acquistare qualcosa dal team. Possono visitare le nostre strutture e acquistare materiale e abbigliamento da professionisti a un prezzo molto interessante. Ed è molto interessante anche per noi, perché dopo quel giorno abbiamo nuovamente il magazzino vuoto. Ed è importante farlo prima che arrivi il nuovo materiale.

Sorride prima di salutarci, ridotta ormai a un filo di voce. Grazie Elke!